Toiminimen perustaminen – Vaihe vaiheelta

Toiminimi on yksi yrittäjyyden muodoista. Toiminimi on suosittu vaihtoehto erityisesti yksinyrittäjien sekä sivutoimisten yrittäjien keskuudessa, sillä toiminimen perustaminen ja hallinnointi on suhteellisen helppoa, ja hakemusten täyttäminen ja lähettäminen vie verkossa vain vähän aikaa. Lisäksi, jos oma liikeidea ottaa tulta alleen, toiminimestä on helppo vaihtaa myös myöhemmässä vaiheessa esimerkiksi osakeyhtiöön.

On toki totta, että olipa yritys miten pieni tai suuri tahansa, on tärkeää, että kaikki asiat ovat kunnossa jo ennen kuin yritys ottaa ensiaskeleensa. Tästä syystä merkittävin työ tehdään ennen liiketoiminnan aloittamista, nimenomaan toiminimen perustamisen yhteydessä. Vaikka tehtävä voi kuulostaa aluksi haastavalta, toiminimen perustaminen on onneksi varsin helppoa ja nopeaa. Tästä syystä olemme koonneet seuraavaan oppaaseen tärkeää tietoa kaikesta, mitä toiminimen perustaminen edellyttää.

Miksi toiminimen perustaminen on fiksua?

Toiminimi sopii yritysmuotona erityisesti niille, joiden liiketoiminta (ainakin alussa) on pientä ja jotka haluavat kokeilla siipiään ensin vaikkapa sivutoimisena yrittäjänä. Toiminimiyrittäjyydessä liiketoiminta perustuu joko kokonaan tai suurilta osin yrittäjän omaan työpanokseen, joten toiminimi onkin varsin helppoa ja edullista perustaa, ja siihen liittyy myös vähemmän paperisotaa kuin muihin yrittäjyyden muotoihin.

Tässä muutamia merkittäviä etuja, joita toiminimen perustaminen tuo mukanaan:

1. Toiminimen perustaminen on yritysmuodoista kaikkein edullisin

Esimerkiksi vuonna 2021 toiminimen perustamisilmoitus kaupparekisteriin maksaa 60 euroa, jos sen tekee verkossa ja 115 euroa, jos sen tekee paperilomakkeella. Jos et aio liittyä kaupparekisteriin, voit rekisteröidä toiminimen OmaVero-palvelun tai paperilomakkeen kautta, jolloin toiminimen perustamisilmoitus on täysin maksuton.

2. Toiminimen perustaminen on helppoa ja nopeaa

Toiminimen perustamisilmoituksen täyttäminen ja lähettäminen verkossa vie alle puoli tuntia. Lisäksi perustamisilmoituksen käsittelyaika ei normaaleissa olosuhteissa kestä kuin muutaman päivän, joten toiminimi on mahdollista laittaa pystyyn lähes samalta istumalta.

3. Kirjanpito ei vaadi paljoa aikaa

Toiminimellä työskentelevän yrittäjän kirjanpito on esimerkiksi osakeyhtiöstä poiketen monissa tapauksissa yhdenkertainen. Jos liiketoiminta on vähäistä, erillisen kirjanpitäjän palkkaaminen ainakaan alussa ei välttämättä ole ollenkaan tarpeen. Usein ammattimainen kirjanpitäjä voi kuitenkin tarjota myös toiminimellä työskentelevälle yrittäjälle arvokasta apua ja neuvoja, joten sellaisen hankintaa kannattaa aina pohtia heti yrityksen alkuaskelista lähtien.

4. Toiminimen verotus on yksinkertaista

Toiminimellä ansaitut tulot katsotaan verotuksessa yrittäjän henkilökohtaisiksi tuloiksi ja tästä syystä ne myös verotetaan hänen ansio- tai pääomatuloinaan. Jos liiketoiminnasta saadut tulot ovat vähäisiä, niiden verotusta kannattaa yleensä vaatia kokonaan ansiotuloina, jolloin veroprosentti ei normaalisti nouse liian suureksi, sillä jos tuloja verotetaan pääomatuloina, niiden veroprosentti on aina automaattisesti 30 % ja 30 000 euroa ylittävältä osalta 34 %.

5. Toiminimi luo pohjan menestyksekkäälle yrittäjyydelle

Toiminimi luo suhteellisen turvallisen pohjan yrittäjänä kasvamiselle ja kehittymiselle. Voit aloittaa pienestä, ja kun liikeideasi alkaa tuottaa tuloja, voit helposti lähteä laajentamaan liiketoimintaasi ja siirtyä toiminimestä vaikkapa osakeyhtiön perustamiseen. Lisäksi voit vähentää toiminimiyrittämiseen liittyviä kuluja ja hankintoja verotuksessa, jolloin myös maksettavan veron määrä vähenee.

Mitä sinun tulee huomioida ennen perustamista?

Aivan kuten toiminimeen liittyy useita etuja, siihen liittyy myös joitakin haasteita ja riskejä. On aivan ensimmäiseksi hyvä pitää mielessä, että sinun on yrittäjänä aina omaksuttava kaikki toiminimeesi liittyvät taloudelliset riskit, eli vastaat toiminimiyrittäjänä aina itse kaikista tekemistäsi sopimuksista ja sitoumuksista. Taloudellinen riski kasvaa aina sitä mukaa, mitä enemmän joudut rahallisesti panostamaan liiketoimintaasi.

Toiminimen kulut kasvavat sitä mukaa, kun teet tulosta. Jos alat tehdä kovin suurta tulosta, voit joutua pulittamaan tuloistasi huomattavasti suurempaa veroprosenttia. Tässä mielessä esimerkiksi osakeyhtiön perustaminen olisi verotuksellisessa mielessä järkevämpi ratkaisu, mutta vaatii puolestaan enemmän byrokratiaa ja paperihommia.

Lisäksi on hyvä pitää mielessä, että kun perustat toiminimen, sinusta tulee yrittäjä. Tämä muutos voi puolestaan vaikuttaa valtion maksamiin tukiin, esimerkiksi opintotukeen tai työttömyyskorvaukseen. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, jos toimit yrittäjänä sivutoimisesti ja jäät työttömäksi palkkatyöstäsi. Tällöin TE-toimisto arvioi, toimitko päätoimisena vai sivutoimisena yrittäjänä, ja voit pahimmassa tapauksessa jäädä ilman työttömyysetuuksia. Näissä tilanteissa esimerkiksi yrittäjän työttömyyskassaan liittyminen voi olla järkevää.

Toiminimen perustamisen ehdot

Kuten aikaisemmin jo mainitsimme, toiminimen perustaminen on varsin helppoa. Perustamisilmoitus tehdään maksulliseen kaupparekisteriin. Tätä vaaditaan silloin, kun tarvitset elinkeinotoimintaa varten erillisen liiketilan, jos aiot palkata yritykseen perheen ulkopuolisia työntekijöitä, jos haluat rekisteröidä yrityksen nimen itsellesi tai jos elinkeinotoimintaan liittyy luvanvaraista liiketoimintaa, esimerkiksi alkoholin myyntiä. Muussa tapauksessa toiminimen ilmoittaminen Verohallinnon rekisteriin riittää. Tämä ilmoitus on maksuton.

Tässä Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteisessä YTJ-palvelussa sinun tulee ilmoittaa omat henkilötietosi, yrityksen nimi tai nimivaihtoehdot, yrityksen yhteystiedot, kotipaikka ja toimiala sekä tilikausi, joka on yleensä kalenterivuosi. Ilmoituksen teon jälkeen saat toiminimen Y-tunnuksen heti käyttöösi, jonka jälkeen teet vielä erillisen ilmoituksen Verohallinnolle, eli ilmoittaudut arvonlisäverovelvollisen rekisteriin (valinnaista, jos liikevaihtosi on vuodessa alle 15 000 euroa), ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin, jos aiot palkata työntekijöitä.

Starttiraha

Suomen valtio tukee uusia yrittäjiä niin kutsutulla starttirahalla, jonka päämääränä on tukea uusia yrittäjiä liiketoimintansa alkumetreillä, sillä usein tämä ei tuota yrittäjälle vielä riittävästi tuloja. Starttiraha on veronalaista tuloa ja sitä maksetaan enintään viitenä päivänä viikossa. Vuonna 2021 starttirahan määrä on 33,78 euroa/päivä, joka vastaa noin 700 euroa kuukaudessa. Starttirahaa myönnetään yleensä noin kuudeksi kuukaudeksi kerrallaan, mutta sitä voi saada korkeintaan 12 kuukaudelta.

Starttiraha haetaan TE-palveluilta. Sitä ei kuitenkaan myönnetä kaikille uusille yrittäjille, sillä starttirahan saaminen edellyttää hakijalta muutamien ehtojen täyttymistä, jotka ovat seuraavat:

1. Kyseessä on päätoiminen yrittäjyys
2. Yrittäjällä on riittävät valmiudet yritystoiminnan aloittamiselle
3. Yritys omaa riittävät valmiudet jatkuvaan kannattavaan toimintaan
4. Yrittäjyys on tarpeellista toimeentulon kannalta
5. Yritystoiminta alkaa vasta sen jälkeen, kun starttiraha on myönnetty

Kaikki viisi edellä mainittua kohtaa tulee täyttyä. Lisäksi sinun tulee liittää starttirahahakemukseen liiketoimintasuunnitelma sekä yrityksen rahoitus- ja kannattavuuslaskelmat.

Vaikka hakemuksen täyttäminen verkossa ei ole erityisen vaikeaa, on aina suositeltavaa ottaa ensin yhteyttä oman alueen TE-toimistoon, mikäli sinulla herää starttirahan hakemisesta mitään kysyttävää. Tarvittaessa TE-toimiston henkilökunta avustaa sinua koko hakuprosessin ajan.

Näin se tehdään

Tässä osiossa käymme läpi vaihe vaiheelta sen, miten toiminimen perustaminen käytännössä tapahtuu ja mitä tärkeitä asioita sinun tulee perustamisvaiheessa ottaa huomioon.

1. Kirjanpito

Yksi yrityksen kuin yrityksen tärkeimmistä osa-alueista on kirjanpito. Varsinkin alussa, jos liiketoiminta on vähäistä, ja kuitteja ja kuluja kertyy vain vähän, voit hoitaa kirjanpidon itse. Kuitenkin silloin, jos liikeidea ottaa tulta alleen, jolloin myös kuluja ja tuloja alkaa kertyä enemmän, on varsin järkevää panostaa pätevään kirjanpitäjään, joka tulee säästämään sinulta rutkasti aikaa ja hermoja. Lisäksi, jos tarvitset kirjanpitäjää vain muutaman tunnin kuussa, ei kyseessä ole suuri kulu tiukemmankaan yrityksen budjettiin.

Kirjanpitoa varten tarvitset kaikki yrityksen taloutta koskevat tositteet ja kuitit. Mitään ei siis kannata heittää menemään, vaan toimittaa tiedot mahdollisimman pian kirjanpitäjälle. Pyri helpottamaan kirjanpitäjän työtä järjestämällä kaikki kuitit ja tositteet esimerkiksi päivämäärän mukaan. Tällä tavalla kirjanpitäjä tekee työn nopeammin ja velottaa sinulta vähemmän, mutta samalla saat myös käytännön harjoitusta oman yritystoiminnan organisointia varten.

2. Yrityksen pankkitili

Yrityksen käyttöön suunnatun pankkitilin avaaminen ei ole laissa säädettyä, mutta helpottaa monissa tapauksissa yrityksen hallinnointia. Yrityksen pankkitili voi olla esimerkiksi pankkien tarjoama maksullinen yritystili tai yrittäjän henkilökohtainen pankkitili, joka on erillinen omasta käyttötilistä.

Maksullinen yritystili on pankkien hallinnoima tili, jonka kuukausimaksu liikkuu muutamasta eurosta muutamaan kymmeneen euroon. Maksullisen yritystilin etuna on se, että saat käyttöösi yrityksen nimellä varustetun maksukortin.

Jos liiketoiminta ei ole merkittävää, yleensä toisen henkilökohtaisen tilin avaaminen on kaikkein järkevintä, sillä nämä henkilökohtaiset käyttötilit ovat normaalisti ilmaisia tai vähintäänkin edullisia, ja niiden hallinnointi onnistuu kätevästi omilla verkkopankkitunnuksilla.

Pankkien myöntämien maksullisten tilien ja henkilökohtaisten tilien lisäksi on olemassa myös kolmas vaihtoehto. Tänä päivänä markkinoilta löytyy erillisiä yritystilejä, jotka on suunniteltu juuri yritysten tarpeita silmällä pitäen. Näiden yritystilien etuna on se, että ne tarjoavat yrittäjille laajempia ominaisuuksia, kuten kuittien talletuksen, valmistelevan kirjanpidon ja mahdollisuuden sähköiseen laskutukseen.

3. Tilikausi

Tilikausi tulee aina ilmoittaa toiminimen perustamisilmoituksessa. Toiminimen tilikausi on lähes poikkeuksetta kalenterivuosi, eli 12 kuukautta. Poikkeuksena tähän on kuitenkin toiminimen ensimmäinen tilikausi, joka voi olla tätä lyhyempi tai pidempi, mutta kuitenkin enintään 18 kuukautta.

Tilikauden tulee aina poikkeuksetta olla kalenterivuosi, jos haluat suorittaa yhdenkertaista kirjanpitoa tai kahdenkertaista kirjanpitoa ilman tilinpäätöstä. Jos valitset toiminimelle tilikaudeksi jonkun muun kuin kalenterivuoden, sinulta edellytetään kahdenkertaista kirjanpitoa tilinpäätöksellä.

4. Toimiala

Jotta voit suorittaa toiminimen perustamisen ja lähettää perustamislomakkeen, sinun on valittava yrityksellesi toimiala. Toimialalla tarkoitetaan sitä alaa, millä aiot yrittäjänä toimia, eli mitä aiot tehdä. Toimialoja on tänä päivänä lukuisia, ja jotta perustamislomakkeesi käsitellään ja hyväksytään mahdollisimman pian, on tärkeää, että valitset yrityksellesi oikean toimialan.

Toimiala tulee ilmoittaa sekä kaupparekisterin perustamisilmoitukseen että Verohallinnolle. Toimialan voi ilmoittaa kaupparekisterille tänä päivänä myös yleistoimialana, mikä puolestaan kattaa kaiken laillisen liiketoiminnan. Yleistoimialan ilmoittaminen perustamisilmoituksessa ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä liian laaja toimiala voi mahdollisesti vaikeuttaa toiminimen rekisteröintiä, sillä eri yritysten välisten nimien keskuudessa ei saa tapahtua sekaannuksia. Verohallinnolle sinun on puolestaan ilmoitettava tarkka päätoimiala, joten tätä kannattaa pohtia tarkkaan jo hyvissä ajoin ennen perustamisilmoituksen tekemistä.

5. Rekisterit

Toiminimen perustamiseen liittyy olennaisesti useisiin eri rekistereihin ilmoittautuminen. Kaikkiin rekistereihin liittyminen ei aina ole pakollista. Alla esittelemme kaikki toiminimen perustamiseen liittyvät tärkeimmät rekisterit sekä annamme ohjeita sinulle siitä, milloin sinun tulee ilmoittautua niihin.

Kaupparekisteri

Kaupparekisteriin ilmoittautuminen on yksi toiminimen perustamisen tärkeimmistä vaiheista. Et voi esimerkiksi rekisteröityä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin tai työnantajarekisteriin ennen kuin olet tehnyt perustamisilmoituksen kaupparekisteriin.

Toiminimen perustaminen aloitetaan niin, että tunnistaudut palveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksillasi tai sirullisella henkilökortilla. Tunnistautumisen jälkeen sinun tulee siirtyä kohtaan ”Yrityksen perustaminen” ja sieltä ”Perusta yksityinen elinkeinonharjoittaja”.

Muista, että kaupparekisteriin ilmoittautuminen on pakollista aina silloin, jos yksikin seuraavista ehdoista täytyy:

1. Elinkeinotoimintaa varten hankittu erillinen liiketila
2. Palveluksessa on perheen ulkopuolisia työntekijöitä (perheeksi lasketaan puoliso, alaikäiset lapset ja lastenlapset)
3. Haluat harjoittaa luvanvaraista elinkeinotoimintaa
4. Haluat rekisteröidä toiminimen itsellesi

Ennakkoperintärekisteri

Ennakkoperintärekisteriin liittyminen on vapaaehtoista. Yleensä se on kuitenkin kannattavaa, koska mikäli ilmoittaudut ennakkoperintärekisteriin, säästyt lukuisilta paperihommilta, sillä mikäli toiminimeäsi ei ole rekisteröity ennakkoperintärekisteriin, sinulta palveluita tai tuotteita ostava asiakas joutuu huolehtimaan ennakonpidätyksestä puolestasi ja tämä voi puolestaan pelotella potentiaalisia asiakkaita tiehensä.

Lisäksi ennakkoperintärekisteriin kuuluminen on monille asiakkaille osoitus toiminimen luotettavuudesta, sillä ennakkoperintärekisteriin ei ole mahdollista rekisteröidä sellaisia toiminimiä, joiden taustalta on löytynyt esimerkiksi laiminlyöntejä verojen maksuissa. Kyseessä on siis tietyllä tapaa osoitus siitä, että kyseessä on luotettava ja säntillinen yrittäjä.

Arvonlisäverovelvollisen rekisteri

Arvonlisäverovelvollisten rekisteri on joko vapaaehtoinen tai pakollinen. Kaikkien palveluita tai tavaroita myyvien yrittäjien ja yritysten on ilmoittauduttava arvonlisäverovelvollisiksi joitakin poikkeuksia lukuunottamatta.

Arvonlisäverolla tarkoitetaan sitä kulutusveroa, joka sinun tulee lisätä yrittäjänä palvelun tai tuotteen hintaan. Vero maksetaan siis toisin sanoen jo oston yhteydessä, joka sinun tulee sitten yrittäjänä tilittää valtiolle. Tässä tapauksessa arvonlisäveron maksaa ostaja.

Jos liikevaihtosi ylittää tilikaudella yli 15 000 euroa, sinun on ilmoittauduttava arvonlisäverovelvollisen rekisteriin. Jos tilität vähemmän kuin 15 000 euroa, rekisteriin ilmoittautuminen on vapaaehtoista. Tällöin et myöskään laskuta myynnin yhteydessä kyseistä veroa.

Tämän kanssa kannattaa kuitenkin olla erittäin tarkkana. Jos liikevaihtosi ylittää tilikauden aikana yli 15 000 euroa, joudut maksamaan arvonlisäveron omasta pussistasi takautuvasti koko tilikauden ajalta. Kyseessä onkin varsin iso kulu monelle yrittäjälle, joten rekisteriin kannattaa monissa tapauksissa ilmoittautua vapaaehtoisesti, jos sinulla on pienikin epäilys siitä, että tulosi ylittävät tuon 15 000 euron haamurajan tilikauden aikana.

Lisäksi, jos kuulut rekisteriin ja liikevaihto jää alle 15 000 euroon, saat Verohallinnolta arvonlisäveron alarajahuojennuksen, eli maksamasi arvonlisäverot palautetaan sinulle takaisin. Alarajahuojennusta voivat hakea myös toiminimet, joiden liikevaihto jää alle 30 000 euroon, tosin tällöin huojennusta ei kuitenkaan saa täysimääräisenä. Joka tapauksessa alarajahuojennusta kannattaa aina mahdollisuuksien mukaan hakea.

Työnantajarekisteri

Jos aiot palkata yritykseesi työntekijöitä, sinun on ilmoittauduttava työnantajarekisteriin. Tällöin otat vastuun työnantajan velvoitteista, kuten palkansaajan ennakonpidätysten tekemisestä ja työntekijöiden sairausvakuutusmaksujen maksamisesta.

Rekisteriin sinun tulee ilmoittautua silloin, jos:

1. Maksat palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle
ja;
2. Maksat heille palkkaa vakituisesti
tai;
3. Maksat vakituista palkkaa yhdelle työntekijälle, jonka lisäksi sinulla on palveluksessasi yksi tai useampi tilapäinen/lyhytaikainen työntekijä
tai;
4. Maksat samanaikaisesti palkkaa vähintään kuudelle työntekijälle, jotka ovat lyhytaikaisessa/tilapäisessä työsuhteessa

6. Toiminimen perustaminen onnistuu netissä

Toiminimen perustaminen onnistuu helposti suoraan verkossa YTJ:n asiointipalvelussa. Palvelussa voit ilmoittautua suoraan vain kaupparekisteriin ja käsittelymaksun hinta on tuolloin 60 euroa. Hakemuksessa sinun tulee ilmoittaa omien henkilötietojesi lisäksi yrityksen tiedot, kuten osoite, yhteystiedot, toimiala ja tilikausi. Saat heti onnistuneen ilmoituksen lähettämisen jälkeen itsellesi käyttöön Y-tunnuksen.

Lisäksi on suositeltavaa, että teet heti tämän jälkeen sähköisen muutosilmoituksen, jonka kautta voit ilmoittautua näppärästi myös muihin rekistereihin, joista kerroimme tarkemmin edellisessä kappaleessa.

7. Vaihtoehtoisesti voit tehdä paperisen perustamisilmoituksen – Y3-lomake

Toiminimi on vaihtoehtoisesti mahdollista perustaa myös paperilomakkeella, jos et halua liittyä kaupparekisteriin tai haluat muuten vain perustaa toiminimen paperisella Y3-lomakkeella. Myös silloin, jos toiminimen perustajana on alle 18-vuotias, perustamisilmoitus tulee tehdä aina paperilomakkeella.

Myös paperilomakkeeseen sinun tulee täyttää omien henkilökohtaisten tietojen lisäksi yrityksen tiedot, kuten osoitteen, yhteystiedot, toimialan ja tilikauden. Lisäksi paperilomakkeeseen täytetään tiedot verotuksesta ja kirjanpidosta (yhdenkertainen vai kahdenkertainen). Paperilomakkeeseen on mahdollista listata myös ylös, mihin muihin rekistereihin haluat samalla liittyä.

8. Perustamisilmoituksen käsittely

Jos teet perustamisilmoituksen sähköisesti, käsittelyaika on tällä hetkellä noin 3–4 arkipäivää. Paperilomakkeen käsittelyajat ovat sähköistä lomaketta hieman pidemmät ja hakemuksen tekeminen maksaa myös enemmän. Siksipä toiminimi kannattaa perustaa verkossa aina silloin, kun tämä vain on mahdollista.

Yhteenveto

Kuten voit huomata, toiminimen perustamiseen liittyy useita tärkeitä vaiheita, joita tulee pohtia tarkkaan jo ennen perustamisilmoituksen tekemistä. Älä kuitenkaan huoli, vaikka alussa sinusta tuntuisi, että toiminimen perustaminen vaatii paljon, sillä se on loppujen lopuksi varsin mutkaton ja nopea prosessi! Suomessa toimii tälläkin hetkellä YTJ:n tilastojen mukaan jo yli 222 000 yksityistä elinkeinonharjoittajaa, joten jos hekin ovat sen pystyneet tekemään, myös sinä pystyt siihen varmasti!